F-gassensoftware maakt verplichte administratie eenvoudiger

23 november 2021

Vanwege de F-gassenverordening van de EU en de BRL100-richtlijnen van Rijkswaterstaat is het verplicht om een koudemiddelenadministratie bij te houden. Dit betreft onder andere de inkoop en uitgave (bij wie en hoeveel) maar kan, afhankelijk van de installatie, ook over het beheer en onderhoud gaan. De administratie kan op papier of in een Excel-file worden bijgehouden. Een andere optie is een softwarepakket dat er speciaal voor is ontwikkeld.

Tekst: Uko Reinders

Een softwarepakket is in aanschaf de duurste optie, maar moet zichzelf terugverdienen doordat installateurs gemakkelijker de verplichte administratie kunnen bijhouden. Er zijn verschillende pakketten op de markt, die specifiek voor koudemiddelen zijn ontworpen en het gebruikers zo gemakkelijk mogelijk maken, met invoerschermen en overzichten. “Je kunt het vergelijken met financiële administratiepakketten voor bedrijven; ook die zijn specifiek voor hun doel ontworpen”, zegt Damiaan van der Heijde, die met Climatools zo’n pakket op de markt brengt.

Koudemiddelgewicht invoeren
Volgens Van der Heijde voldoen installateurs met zijn F-gassenpakket, en het daadwerkelijke gebruik ervan, aan de wetgeving op het administratieve vlak. Het pakket geeft bijvoorbeeld aan dat het gewicht van koudemiddel overal moet worden bepaald en ingevoerd, tot op de gram nauwkeurig. “Monteurs moeten altijd een weegschaal meenemen, maar ook als een fles wordt teruggezet in een magazijn moet er gewogen en ingevoerd worden. Invoeren kan op een telefoon of een tablet, via een online applicatie. Er hoeft geen software te worden gedownload of geïnstalleerd.”

Een softwarepakket moet zichzelf terugverdienen doordat installateurs gemakkelijker de verplichte administratie kunnen bijhouden (Foto: Climatools).

Ingekocht gewicht als basis
In het systeem vormt het ingekocht gewicht van een bepaald koudemiddel de basis. Dat wordt beetje voor beetje gebruikt bij klanten, waarbij uiteindelijk de balans moet kloppen. Maar in de praktijk gebeurt dat niet altijd. Het kan afwijken doordat er wat gas is ontsnapt. Van der Heijde: “Dat kan gebeuren en je kunt het ook in het softwarepakket invoeren. Dat heeft verder geen administratieve gevolgen, mits het wordt genoteerd en de juiste procedures zijn gevolgd. De F-gassenverordening is bedoeld om aan te tonen wat er met de F-gassen gebeurt. Als er veel verdwijnt, kan dat natuurlijk wel nader worden onderzocht.”

Verplicht logboek
Eindgebruikers hebben bij een koudemiddelinhoud van 5 ton CO₂-equivalent of meer de verplichting om een logboek over de installaties bij te houden. Hierin worden alle werkzaamheden gemeld die zijn uitgevoerd. Dat logboek moet ook op de locatie zijn te vinden. In het geval van Climatools kan dat logboek digitaal worden bijgehouden en de eindklant heeft de mogelijkheid om het logboek in te zien. Het logboek kan als pdf worden geleverd. 

Twee typen nieuwe klanten
Climatools heeft al honderden klanten, met per bedrijf meerdere gebruikers. Er zijn twee typen nieuwe klanten. De ene soort werkt al met de certificering en wil dat digitaliseren. “We zien dat vaak gebeuren als een zaak wordt overgenomen door een zoon. De vader wilde de automatisering niet meer op z’n hals halen, terwijl de zoon juist een goede start wil maken met efficiënter werken, en ook meer affiniteit met digitalisering heeft dan zijn vader.” De vader hield de administratie volgens van der Heijde nog vaak bij op papier, met papieren werkbonnen en flessenkaarten. “Maar die kunnen nat en daardoor onleesbaar worden, en de werkbonnen worden vaak in een schoenendoos bewaard. Zoek daar maar eens wat in terug.”

Excel-bestand als oplossing
In plaats van administratie op papier kan een Excel-bestand ook een oplossing zijn. Van der Heijde: “Dat is een goede oplossing voor een bedrijf met weinig handelingen. In dat geval is een softwarepakket mogelijk overbodig. Maar als een bedrijf groeit naar bijvoorbeeld tien klanten per week waarvan de administratie moet worden bijgehouden, is Excel niet meer handig. Vooral niet als er meerdere werknemers in dienst zijn. Dan moet bijvoorbeeld worden geregistreerd dat flessen worden uitgewisseld. Dat wordt lastig in Excel.”

Climatools-software op een device in de werkomgeving. (Foto:  Climatools).

Jonge vakmensen
Het tweede type nieuwe klanten van Climatools betreft nieuwe toetreders. Dat zijn vaak jonge vakmensen die een installatiebedrijf voor warmtepompen of airconditioners beginnen en daardoor met F-gassen gaan werken. Vaak hebben ze al een BRL 200-certificaat, maar moeten ze nog wel BRL 100-gecertificeerd worden. Daar heb je vier dingen voor nodig. Je moet ten eerste een monteur in dienst hebben die al gecertificeerd is volgens de BRL 200. Daarnaast moet je gekalibreerd en geijkt gereedschap hebben, en je moet een handboek hebben met de processen en procedures. Tot slot moet je een administratie bijhouden. Van der Heijde: “We hebben dat handboek klaarliggen, en dat sluit aan op onze software.”

Software ontworpen door monteur
De F-gassensoftware is doorgaans gemakkelijk om mee te werken. Ook die van Climatools, zegt Van der Heijde. “Ons onderscheidend vermogen is dat de software is ontworpen door een monteur, die dus denkt vanuit de doelgroep. Eerst zijn de werkprocessen uitgeschreven op basis waarvan de software is gebouwd. Je kunt het gebruik verder aanpassen. Zo zullen sommige zzp-ers de administratie invoeren als ze aan een klus beginnen, terwijl dat bij een groot bedrijf door de binnendienst wordt gedaan.” De software van Climatools kan aan een bedrijfsadministratiesysteem worden gekoppeld, zodat bijvoorbeeld klantgegevens kunnen worden overgenomen. Vooralsnog is dat maatwerk, maar voor kleinere bedrijven is dat te duur. “Begin volgend jaar komen we daarom met een standaardkoppeling voor de bekendere pakketten, zoals Exact Online.”

Controle door ILT
De koudemiddelenadministratie moet worden bijgehouden op basis van de BRL100. De ILT is de overheidsinstantie die daar via controles toezicht op houdt. Dat gebeurt soms gericht; zo gaf de ILT eerder dit jaar aan online-bedrijven die airco’s en warmtepompen verkopen en installeren extra te gaan controleren, naar aanleiding van berichten dat ze het niet allemaal even nauw met de regels nemen. En om de naleving van de regels te verbeteren, vragen groothandels tegenwoordig bij de verkoop van F-gassenapparaten naar het BRL 100-bedrijfscertificeringsnummer.