Protocol quickscan binnenmilieu kantoren

24 januari 2018

Problemen met het binnenklimaat van kantoren hebben vaak uiteenlopende en complexe oorzaken. TNO heeft in samenwerking met de VLA en het Rijks Vastgoed Bedrijf (RVB) een quickscan-protocol voor het binnenmilieu in kantoren opgesteld.

Tekst: Eric Cornelissen, Piet Jacobs en Yvonne de Kluizenaar

Gebruikers van kantoren uiten regelmatig klachten over het binnenmilieu. Dit gebeurt niet alleen bij relatief oude gebouwen; zeker ook in nieuwbouw wordt geklaagd. Veel klachten betreffen het thermisch comfort en de binnenluchtkwaliteit: gebruikers ervaren de kantooromgeving als te warm, te koud of te droog, ze ervaren tocht en binnenlucht die ‘niet fris is’. Veel voorkomende gezondheidsklachten die hier mede het gevolg van zijn, zijn hoofdpijn, oog- en/of luchtwegklachten en vermoeidheid. De klachten veroorzaken onvrede en verzuim, en zijn daarom een niet te verwaarlozen aspect met betrekking tot het welbevinden en de productiviteit van medewerkers.

Verschillende onderzoeken
Om deze problemen op te lossen, wordt veelvuldig onderzoek gedaan naar de oorzaak van de genoemde klachten. Een vaak gedeelde ervaring is echter dat – afhankelijk van de expertise en achtergrond van het benaderde bureau – verschillend onderzoek wordt uitgevoerd naar aanleiding van dezelfde binnenmilieuklacht. Vaak worden diverse onderzoeken uitgevoerd om de oorzaken in kaart te brengen en problemen op te lossen. In werkelijkheid vraagt de aanpak van binnenmilieuproblemen vaak een multidisciplinaire en integrale aanpak, gegeven de complexiteit door de diversiteit aan mogelijke oorzaken. Om efficiënter tot oplossingsrichtingen te komen, is het belangrijk om eerst het probleem goed in kaart te brengen en vervolgens inzicht te krijgen in de mogelijke oorzaken, voordat kan worden vastgesteld of (en zo ja: welk) onderzoek naar een deelaspect nodig is. Daartoe heeft TNO in samenwerking met de VLA en het Rijks Vastgoed Bedrijf (RVB) het ‘Protocol quickscan binnenmilieu kantoren’ opgesteld.

Quickscan-methode
De quickscan-methode bestaat uit een aantal stappen. Deze stappen worden op locatie uitgevoerd en nemen een halve tot een hele dag in beslag. Vervolgens wordt er een rapport opgemaakt met de bevindingen en mogelijke oplossingen, dan wel met een advies voor nader gericht onderzoek. De diagnosemethodiek bestaat uit de volgende fasen:
• Fase 1a: Klachteninventarisatie.
• Fase 1b: Risicofactoren gebouw en installatie.
• Fase 2: Overlap vaststellen – advies voor nader onderzoek.

Schematische voorstelling van de onderzoeksmethodiek.

Deze onderzoeksmethodiek wordt uitgebreid beschreven in het ‘Protocol quickscan binnenmilieu kantoren’, dat via www.binnenluchtadvies.nl/protocollen kan worden verkregen. Het protocol is aangevuld met diverse formulieren voor de klachteninventarisatie, een checklist voor advies over nader onderzoek, en een bijlage met ‘voor de hand liggende oorzaken comfort en gezondheidsproblemen in kantoren’. Daarnaast wordt aan de hand van samenvattingen van relevante wetenschappelijke publicaties ingegaan op veel voorkomende comfortproblemen en mogelijke oorzaken.

Tabel 1. Mogelijk advies voor nader onderzoek op basis van de geïdentificeerde comfort- en gezondheidsklachten.

Fase 1a: Klachteninventarisatie
De klachteninventarisatie kan op verschillende manieren worden uitgevoerd. Dit is mede afhankelijk van de grootte van het gebouw en het aantal medewerkers. Bij een gebouw van beperkte omvang en met een beperkt aantal medewerkers kan een rondgang worden gemaakt. Bij een groot gebouw met veel medewerkers volstaat een steekproef. De meerwaarde van de gehanteerde methodiek is dat naast een inventarisatie van de aard en omvang van de klachten, en bij welke werkplekken ze op welk moment optreden, de combinatie van gezondheidsklachten en comfortklachten wordt onderzocht. Dit geeft eerste aanwijzingen in de richting van mogelijke oorzaken (zie tabel 1). Voor een definitieve selectie van zinvolle nadere onderzoeken moeten ook gebouwgebonden risicofactoren (fase 1b) worden bepaald.

Fase 1b: Risicofactoren gebouw en installatie
Voor het bepalen van de risicofactoren van het gebouw en de installatie worden systematisch de aspecten ‘Gebouw, ruimte-indeling en materialen’, ‘Klimaat: verwarming en ventilatie’, ‘Luchtkwaliteit’, ’Geluid’, ‘Licht’, ‘Controlemogelijkheden’ en ‘Schoonmaak’ nagelopen. De meerwaarde van deze methode is dat waar mogelijk bij elk element het risico en een advies voor gericht nader onderzoek is toegevoegd. De checklist kan het best samen met de gebouwbeheerder of het hoofd van de technische dienst worden ingevuld, en worden aangevuld met waarnemingen tijdens de visuele inspectie van de klachteninventarisatie (fase 1a).

Fase 2: Diagnose voor nader onderzoek
De probleembeschrijving kan nu worden samengesteld op basis van de klachteninventarisatie en geïdentificeerde risicofactoren met betrekking tot gebouw en installatie in fase 1. Om tot een goede diagnose te komen, is het van belang om het totaal in samenhang te bekijken, met speciale aandacht voor eventuele overlap tussen beide inventarisaties. Hieruit kan een advies voor nader onderzoek worden geformuleerd. In een bijlage van het protocol wordt aangegeven wat dit nader onderzoek naar een bepaald aspect kan inhouden.
In tabel 2 wordt een overzicht van mogelijke typen nader onderzoek gegeven. In het protocol wordt naast de korte omschrijving van de werkzaamheden ook ingegaan op het nut bij bepaalde problemen, en op de aandachtspunten.

Tabel 2. Overzicht van mogelijke nadere onderzoeken.

Samenvatting
De meerwaarde van de aanpak volgens het ‘Protocol quickscan binnenmilieu kantoren’ zit in het feit dat in samenhang wordt gekeken naar gezondheids- en comfortklachten en gebouw- en gebruiksgebonden risicofactoren. De combinatie van deze gegevens leidt direct tot aanknopingspunten voor het achterhalen van oorzaken: laaghangend fruit dan wel een gerichtere aanpak voor vervolgonderzoek. Zo wordt vervolgonderzoek zo veel mogelijk gefocust op de aspecten die naar verwachting het meest waarschijnlijk zijn gerelateerd aan de problematiek.